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百货行业

一、行业属性设定

  针对百货流通企业的特点,企业在设置行业属性时,可参照下面的设置参数:

1、所属行业及纳税性质

  所属行业:商品流通企业
  纳税性质:一般纳税人
  上述的两个设置选项,企业可参考企业的营业执照。

2、进销存系统与账务系统结合使用

  该选项非常重要,直接影响到软件的业务流程,并且以后无法修改;
  如果选择“进销存系统与账务系统结合使用”,所有进销存业务在单据保存后即自动产生凭证;
  如果选择“进销存系统与账务系统分开使用”,进销存业务单据不能自动产生凭证,进销存系统与财务系统完全分开,所有凭证必须手工完成;
  因为速达3000系列软件每月凭证最大数量有限制(7.1版本之前每月凭证最大数量9999张;7.1版本开始每月凭证数量增加到999999张),所以必须根据公司实际业务情况来决定,如果公司每月单据数量非常大,同时选择了结合使用,每张单据生成一张凭证,那么,当凭证数量达到最大数量的时候,该会计期间将无法再保存新的单据或凭证;同时凭证数量很大,导致凭证审核、登帐速度下降;
  对于一般百货企业来讲,我们建议选择“进销存系统与账务系统结合使用”,因为一般百货企业日常业务量繁多,但是配备相关操作人员相对较少,在很多时候,员工都需要“身兼多职”,因此,为简化管理流程,提高工作效率,我们建议,进销存系统与账务系统结合使用。

3、科目级长

  对科目级长的管理,我们实行六级管理制,并采用“4-4-3-3-2-2”这种科目级长设置方式。
  在“进销存与财务结合使用”的设置下,软件会自动在“应收帐款”、“应付帐款”、“预收帐款”、“预付帐款”这几个往来科目下根据客户、供应商资料自动添加相应的二级会计科目,所以二级科目长度直接影响客户供应商的数量;所以企业最好根据一年左右可能会有的最大的客户、供应商数量来设置二级科目长度。
  在设置二级长度时,我们遵循“取大优先、预留发展”的原则,建议将二级科目长度设定为4。

4、仓库库存选项

  在仓库库存选项的设置中,我们建议用户使用如下的仓库库存设置选项:
  是否允许零库存出库:否
  是否允许负库存结账:否
  为了便于成本的核算、为方便月未企业各部门间的对账,在仓库库存选项的设定上,我们建议禁止负库存出库的业务,同时禁止企业期未负库存结账。
  负库存出库,它在成本运算时,造成成本运算的错误,同时,负库存出库,将给仓库的管理也造成一定的影响,因此,为了让企业决策层了解到当前企业的库存成本,掌握当前企业的经营信息,我们避免采用负库存设置选项。

5、价格跟踪方式

  在价格跟踪方式的选择上,我们建议用户选择以“以参考价”这种价格跟踪方式。
  采用以参考价跟踪方式,企业只须把收集回来的价格信息依次填写到货品资料中,当日后企业填制采购类或销售类单据时,系统即提供某涂料最近的参考进价及参考售价,这样大大地方便企业对价格的调控力度。

6、凭证字

  在“凭证字”类型的选择上,我们建议用户选择“收、付、转”这种凭证字类型。
  系统共提供了“记”、“收、付、转”、“现收、现付、银收、银付”、“转”三种凭证字,在设置该选项时,建议企业根据会计核算的要求来选择。

7、账套启用日期

  在设置账套启用日期时,建议用户选择每月的第一天;
  启用账套后,将无法录入启用日期之前的业务单据、凭证,因此用户在确认“账套启用日期”时,应确认在此日期前没有需要录入系统的业务数据发生。

二、基础资料及编码制定规则

1、地区资料

  建议企业根据地域的划分,对地区资料实行三级管理,即“片区—省—市”的管理制度,片区包括华区、华南、华东、西南等若干大区,在片面下设省级管理,省级下再设市级管理,便于企业管理者对各地区销售的统计。

2、部门资料

  在百货流通企业中,一般都设有销售部、财务部、采购部、行政部、仓管等部门,在使用中,我们只须将上述的部门资料依次地录入到“部门资料”中即可。

3、员工资料

  “员工资料”记录了员工的姓名、籍贯、学历、所属部门、联系方式等有关的资料,录入员工资料后,企业可实行简单的人事管理,同时也便于对管理者对员工信息的了解。
   员工资料的编码方法一般有以下两种:1)员工顺序号;2)部门字母简称+本部门员工顺序号;企业可根据实际情况选择;
工资计算方法:百货流通企业的工资发送方式一般采用“月度”工资,只有部门生产员工才需要使用“计件”工资,企业根据员工具体的情况进行选择;
  如果某员工为企业的业务员,我们还须选择“业务员”选项。

4、往来单位资料

  往来单位资料包括客户资料和供应商资料。
  1)“客户资料”可记录企业往来客户的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息,录入客户资料,可实行高效的客户管理,同时也便于企业营销工作的开展。
  作为一个流通企业,其往业客户均来源于全国各地,因此,制定科学的、可行的、实用的客户编码就非常重要,经过我们的分析,建议企业采用以下编码设置方案:
  “地区名称首拼” + “顺序号” + “_C”
  在上述的客户编码设置方法中,“地区名称首拼”为某地区的汉语拼音的头一位字母,“顺序号”为录入某地区客户的先后顺序号, “C”为英文Client,意为客户。比如,我们可以将“佛山雪林”的客户编码设为“FS001_C”,从这个客户编码中,我们就可以看出,“FS”为“佛山”的汉语拼音简称,“0001”为佛山地区客户的顺序号,“C”为客户的简称。
  2)“供应商资料”可记录企业往来供应商的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息,录入客户资料,可实行高效的客户管理,同时也便于企业营销工作的开展。
  供应商资料编码设置可参考客户资料的编码设置方案:议企业采用以下编码设置方案:
  “地区名称首拼” + “顺序号” + “_V”
  在上述的供应商编码设置方法中,“地区名称首拼”为某地区的汉语拼音的头一位字母,“顺序号”为录入某地区供应商的先后顺序号, “V”为供应商的英文简称。比如,我们可以将“北京大成商贸”的供应商编码设为“BJ001_V”,从这个客户编码中,我们就可以看出,“BJ”为“北京”的汉语拼音简称,“0001”为佛山地区客户的顺序号,“V”为客户的简称。
  正是通过这种编码设定方法,操作员大大加快了填制业务单据时的检索效率,同时也方便了企业管理者对往来单位资料的查阅。

5、仓库资料

  企业根据自身的实际情况,将企业设置的仓库资料一一录入。

7、货品类别

  作为一个百货流通企业,其管理的货品非常多,因此,我们有必要地对这些货品分门别类地进行管理,设置货品类别成为了管理货品的有力手段。
  在实际工作中,对百货流通企业的货品类别实行多级类别管理。即对货品的类别,统一由销售部门设定,在设定货品类别时,必须先考虑到企业日后的实际应用,然后按照百货的品牌进行划分,再按照某系列所隶属的品牌依次进行设定。完整的货品类别设定方法如下:
  品牌.系列
  在百货流通企业中,“安耐娜”为一百货产品品牌,如该品牌下设系列,则可作为二级货品类别。

8、货品资料

  “货品资料”可记录企业库存商品的简称、全称、成本核算方法、价格信息、所属货品类别等有关信息。
  (1)货品编码的设定
  为更科学、更高效、更合理对企业库存进行管理,就必须对货品进行数字化、编码化的管理,货品编码管理的方法,统一采用如下的编码制定方法:
  品牌代码 + 系列代码 + 顺序号
  在实际应用中,我们在制订货品编码前,可先对品牌、系列进行编码制订,制定该编码后,再将该编码用EXCEL的方式保存或打印出来,这样,将有助于日后企业对货品编码的制订。
  考虑到当前企业的应用需要及日后的发展,我们统一把货品编码的长度定义为8-10位,在“品牌代码.系列代码.顺序号”这种编码方式下,头一组合为品牌的汉语拼单的缩写,紧接的一组为该品牌下的系列的汉语拼音的缩写,最后一组为该系列的顺序号。
比如,制定货品“MX-204235”的编码时,我们首先分析,该货品为“安耐娜”品牌的一个货品,“安耐娜”的汉语拼音简称为“ANN”,“0015”为该品牌的一个顺序号,参照“品牌代码.系列代码.顺序号”的编码方式后,我们就可将该货品的编码制定为“ANN-0001”。
  (2)成本核算方法
  根据国家税法的要求及百货产品存贮的特点,成本核算方法,我们采用“全月一次平均法”这种存货计价方法,采用该计价方法,操作方法比较简便,同时,库存成本也较为真实,能客观、及时、准确地反映当前企业的实际库存成本。
  (3)其他设置
  为加快制单人员录入单据的速度,企业还可设置“货品条码”及“助记码”。

9、货品价格信息

  在设置“账套选项”时,我们设置了“按参考价”这种价格跟踪方式。参考价包括参考进价及参考售价两个价格,我们可将以上的参考价于“设置货品价格”依次进行输入。

10、会计科目

  设置“会计科目”时,企业可参照原来企业的手工账,把原来手工账时用到的会计科目,逐一录入到系统中。

11、存货类型

  存货类型设置的好坏,关系到整个进销存系统与账务系统的链接,因此,存货类型必须设置正确。为了简化日常的工作,结合化工行业使用的特点,“存货类型”均使用系统默认的存货类型,即“库存商品”、“主营业务收入”、“主营业务成本”下不设明细会计科目,这样,当企业新增货品时,该货品对应的“存货类型”统一选择“库存商品核算”。

12、收付款账户

  经我们研究,作为流通型企业,每天的业务往来非常多,比如现金的收支、账户资金的划转,为了方便统计企业资金的收付,了解每笔资金的来龙去脉,因此,我们必须定义“收付款账户”。
  收付款账户的设置工作,可于设置会计科目后进行。比如,我们在“银行存款”下设立了“招商银行”、“工商银行”、“建设银行”等会计科目,因此,为了区分企业银行账户,我们可于“收付款账户”下设“招商银行”、“工商银行”、“建设银行”等银行存款账户。

13、收支类别

  除采购、销售业务外,企业在经营过程中,还会产生一些经营费用,如何控制、如何管理企业日常的开支,成为企业开源节流的关键。
  为了更科学地对企业的收入费用进行管理,通过设置“收支类别”即可实现,在以往,企业的日常开支、营业外收入均由会计人员录入,这样,一方面,会计的工作量非常繁多,另一方面,重复性工作影响了企业运营的效率。
  收支类别的设置,可于设置会计科目后进行。比如,我们在“管理费用”下设立了“水费”及“电费”等会计科目,为有效地对企业的收入、支出项目进行管理,我们可于“收支类别”下设置类似于“管理费用—水费”、“管理费用—电费”等类别。

三、权限设置与控制

  企业管理系统不是一个人就可以独立操作的,它需要企业内部各个职能部门共同协调运用和执行,因此,我们必须对各部门的操作人员使用系统的权限进行设置。
  在权限设定前,企业必须统计操作本系统的使用部门及各部门的操作人员名单
  了解使用部门及使用人员后,我们权限设定时,可以使用如下的授权策略:
操作员—>组—>授权
  比如,武艳英与祁飞为销售部员工,在企业的应用中,根据该员工的工作性质,他们只能填制销售类单据及查看销售类报表,因此,在“操作员定义及权限”时,企业可把销售部看成是一个“销售部”,然后再对该“销售部”进行统一的授权(即授予该“组”具有相应的销售权限,可授予该部门具体查看、浏览、新增、修改、删除、执行、打印、打印定制的权限),通过权限的分配后,武艳英与祁飞就自动继承了“销售部”的所有权限。通过这样的授权方法,就可以大大地减少授权工作量,也简化了授权的操作。

四、部门业务流程

1、采购部门

  采购部门主要处理企业采购货品时所填制的采购类单据。
  (1)采购订单
  采购订单为企业向供应商订购商品的一种意图、意向的商业行为。在速达3000Pro中,采购订单不是采购业务的必须流程,企业根据实际业务需要决定是否制作采购订单。
  当企业与供应商签订相应的采购订货单时,采购部必须按要求填制采购订单,在填制采购订单时,必须注明该订单的收货日期,同时,采购部必须把采购业务员名称记录在案,当遇到中止采购订单执行的业务时,采购部必须及时找到对应的采购订单,并将该订单的状态设为“中止”标志。
  (2)采购入库业务
  如企业收到对方订购的商品,采购部必须办理货品的入库手续。
  在实际业务中,办理入库手续的类型有估价入库、采购收货及现款采购三种。
  ①现款采购
  如果企业用现款方式向供应商支付商品货款,对于这种业务的处理,企业可直接填制“现款采购”。
  ②采购收货
  如企业通过往来核算的方式支付商品的货款时,企业则须填制“采购收货”,在填制该业务单据时,采购部必须在单据中注明“付款期限”等事项,这样,当逾期企业仍未支付该货款时,系统即自动将该未付货款通过“超期应付款”统计出来。
  ③估价入库
  如企业在收货时,尚未收到对方供应商的发票时,则填制“估价入库”,若日后企业收到对方的发票时,采购部可通过“采购收货”选择“估价入库”单据,将估价入库单转为正式的采购收货单。
  (3)采购付款
  当企业需要支付对方供就商货款时,采购部可根据“采购收货”来办理“采购付款”,对于这种业务,该单据的“付款类型”可选择“应付款”。
  当企业支付给对方供应商的预付款或订金时,则采购部须如实地将支付的金额通过“预付款”这种付款类型输入到系统中。
  (4)采购退货
  在收货后,如企业发现百货的质量或品质存在问题时,经双方协商后,企业可填制“采购退货”办理某百货商品的退货手续。
  采购退货分为无单退货和对单退货,建议企业不要使用无单退货,以保证单据中的应付金额和应付汇总表的数据一致。

2、销售部门

  销售部门主要处理企业销售货品时所填制的销售类单据。因为企业的销售业务较多,所以安排张英和谢小艳来填制销售类业务单据。
  (1)销售订单
  销售订单为往来客户向企业订购商品的一种意图、意向的商业行为。在速达3000Pro中,销售订单不是销售业务的必须流程,企业根据实际业务需要决定是否制作销售订单。
  当企业与客户签订相应的销售订单时,销售部门必须按要求填制“销售订单”,在填制销售订单时,必须于单据中注明发货日期,同时,还须把销售业务员名称记录在案。当企业中止订单执行时,及时找到相对应的“销售订单”,并将该订单的标志设为“中止”。
  (2)销售出库业务
  在实际业务中,办理出库手续的类型有销售开单、现款销售及委托代销三种。
  ①现款销售
  当企业发出商品时,销售部门必须即时办理出库手续,如果对方企业用现款进行支付,则填制“现款销售”。
  ②销售开单
  如对方企业通过往来核算的方式支付商品货款时,销售部门则须填制“销售开单”,在填制该业务单据时,必须在单据中注明“收款期限”等事项,这样,当逾期企业仍未收取该货款时,系统即自动将该未收货款通过“超期应收款”统计出来。
  ③委托代销
  为了加速存货流转,降低资金占用,减少仓库存储费用,企业可将商品先发往代理商,委托代理商代销商品,待商品销售后,再与其进行代销结算。在这种新型的销售方式的处理上,可借助“委托代销”及“代销结算”这两个销售管理模块。
  当企业发出商品给客户委托其代销时,需如实地填制“委托代销”,若日后客户将已代销商品的代销货款与企业进行结算,可通过“代销结算”办理这种结算业务。
  (3)销售收款
  当企业收到客户的预付金额时,销售部须把该金额通过“预售款”的收款类型录入到“销售收款”单中。
  当企业收取客户的货款时,销售部可根据“销售开单”来办理“销售收款”,对于这种业务,该单据的“收款类型”必须选择“应收款”。
  (4)销售退货
  当对方发现企业销售商品质量存在问题,经双方协商一致后,销售部跟单员(张英或谢小艳)可填制“销售退货”来办理该商品的退货手续。
  销售退货也分为无单退货和对单退货,建议企业不要使用无单退货,以保证单据中的应收金额和应收汇总表的数据一致。

3、仓管部门

  仓库管理主要包括领料、退料、产品进仓、存货调价、组装拆卸、库存变动、仓库调拨、库存盘点;
  其中领料、退料、产品进仓主要是涉及到一些生产方面,一般流通企业不需要制作此类单据;
  组装拆卸,存货调价,可由企业根据实际业务情况选择操作;
  库存变动主要发生在不同企业间的临时借调业务,此单据仅影响实际库存报表,不影响帐面库存报表;
  仓库调拨则由仓管人员根据实际情况制作单据;
  月末,仓管人员须对企业库存进行盘点,根据实盘数量和软件中的账面数量制作库存盘点单;

4、财务部门

  企业日常的费用开支、其他收入、固定资产的购进、减少、工资的录入工作等业务,均交由财务部门员工处理。
  月未时,洗文丽须把李家茹交由的盘点表,逐一与账面库存进行核对,如果出现账面库存与实际库存数量不一致时,洗文丽须按实际情况填制盘点单。
  采购部门、销售部门填制业务单据后,系统将按业务的性质生成一张与之相关的记账凭证,系统管理员,即财务主管,必须对这些记账凭证进行审核,在实际工作中,财务主管可通过凭证查找功能,然后把未审核的记账凭证过滤出来,然后从这样记账凭证中调阅出相应的业务单据,如果符合标准,则对凭证进行审核,如果发现业务单据填制有误,这时,财务主管必须找到相关的制单人员进行核对。
  此外,财务主管还须对企业的进销存业务进行监督管理,比如,通过毛利汇总表、账面库存汇总表、账面库存明细表等报表了解当前企业的经营状况,月未,财务主管须对进销存业务进行期未结账,进销存业务结账后,财务主管还需对本月的会计业务逐一审核,审核无误后,再生成资产负债表、利润表、现金流量表等报表。

五、推荐使用企业

  百货流通企业


*本方案仅用于参考,请以实际使用情况为准。 ;

 

 

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