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灯具流通行业

一、系统方案

  为了让企业能充分地、高负荷地通过速达3000PRO来管理企业的日常业务,让企业各部门间达到企业信息的高度的共享,通过本公司对灯具流通企业用户的使用现状的调研,兹推荐该行业用户使用如下的软硬件平台及网络环境:

1、软硬件平台


硬件配置

 

 

标准配置

推荐配置

服务器

CPU

800Mhz

2.0Ghz

 

内存

128M

512M

 

硬盘

8G空间

80G空间

客户端

CPU

500Mhz

1.7Ghz

 

内存

128M

256M

 

硬盘

5G空间

20G空间

软件配置

操作系统

服务器端

WindowsXP、Windows2000 SERVER或更高版本

 

客户端

Windows2000、WindowsXP或更高版本

数据库

MS-SQL SERVER2000或MSDE2000

网络协议

TCP/IP

  经过我们的调查,在灯具流通企业中,企业日常的业务量非常繁多,每天都须填制大量的进销存业务单据,因此,造成业务的数据量非常庞大;同时,在实际使用中,企业均须随时查询产品的库存数量及其库存成本,因此,在配置服务器时,我们必须考虑服务器必须具备安全性、稳定性、快速性、易维护性等困素,基于以上的原因,我们建议系统服务器必须较客户端计算机的配置高,如果有条件或资金条件相对较好的企业,服务器可使用带SCSI硬盘、INTEL XEON处理器这些高端的硬件设备作为服务器。
  速达3000PRO系统的网络平台为一个对等的网络,因此,在操作系统的选择上,就必须考虑到系统的高度稳定性、安全性、易使用性、易维护性等综合性能的因素,经过我们的大量调查,我们建议,系统服务器的配置建议采用MICEOSOFT WINDOWS2000 SERVER版本或更高版本的操作系统,在客户端的操作系统的选择上,我们建议用户采用MICEOSOFT WINDOWS2000 PROFESSIONAL作为系统平台。

2、网络环境

  在灯具流通企业的使用中,企业在架构企业网络环境时,既要考虑到当前使用的实际应用,也须考虑到将来企业的发展需求,为使灯具流通企业能在一个高效、快速的环境下应用速达3000PRO系统,我们提议企业采用如下的网络拓扑架构(图1):

图1
  在上述的网络拓扑图中,服务器为整个系统的中心,一方面,服务器通过与ADSL MODEM的连接,获取企业有用的市场信息,另一方面,通过交换机设备,服务器能快速地与客户端计算机交换数据。

二、行业属性设定

  针对灯具流通企业的特点,企业在设置行业属性时,可参照下面的设置参数:

1、所属行业及纳税性质

  所属行业:商品流通企业
  纳税性质:一般纳税人
  上述的两个设置选项,企业可参照企业的营业执照。

2、进销存系统与账务系统结合使用

  进销存系统与账务系统是否给合使用的选择上,我们建议选择“是”。
  在灯具流通企业的日常业务中,其业务量非常繁多,但是,企业人员的配备相对较少,在很多时候,员工都需要“身兼多职”,因此,为简化管理流程,提高工作效率,我们建议,进销存系统与账务系统结合使用。进销存系统与账务系统结合使用有着非常多的优点,比如讲,当采购部门填制采购类单据后,系统将自动生成一张与之相关的记账凭证,正是使用了这样的设置,它不但让部门与部门的协作就更加紧密,而且还大大地改进了企业日常的工作流程,从而提高了工作的效率。

3、科目级长

  对科目级长的管理,我们实行六级管理制,并采用“4-4-3-3-2-2”这种科目级长设置方式。
在进销存与账务系统结合使用的情况下,考虑到灯具流通行业的往来单位数量较多,一般数量在700-800左右,为了满足企业的日常使用及日后发展的需要,在设置二级长度时,我们遵循“取大优先、预留发展”的原则,我们将二级科目长度设定为4。

4、仓库库存选项

  在仓库库存选项的设置中,我们建议用户使用如下的仓库库存设置选项:
  是否允许零库存出库:否
  是否允许负库存结账:否
  为了便于成本的核算、为方便月未企业各部门间的对账,在仓库库存选项的设定上,我们建议禁止负库存出库的业务,同时禁止企业期未负库存结账。
  负库存出库,它在成本运算时,造成成本运算的错误,同时,负库存出库,将给仓库的管理也造成一定的影响,因此,为了让企业决策层了解到当前企业的库存成本,掌握当前企业的经营信息,我们避免采用负库存设置选项。

5、价格跟踪方式

  在价格跟踪方式的选择上,我们建议用户选择以“以参考价”这种价格跟踪方式。
  在当前灯具流通行业中,其竞争非常激烈,价格竞争是保证企业在竞争中取得优势的一个有力的手段,为更紧密地收集市场信息,加快企业对市场的反应力度,因此,我们建设价格跟踪统一采用以参考价跟踪这种价格跟踪方式。
  采用以参考价跟踪方式,企业只须把收集回来的价格信息依次填写到货品资料中,当日后企业填制采购类或销售类单据时,系统即提供某涂料最近的参考进价及参考售价,这样大大地方便企业对价格的调控力度。

6、凭证字

  在“凭证字”类型的选择上,我们建议用户选择“收、付、转”这种凭证字类型。
  系统共提供了“记”、“收、付、转”、“现收、现付、银收、银付”、“转”三种凭证字,在设置该选项时,我们建议企业采用“收、付、转”这种凭证字。

7、账套启用日期

在设置账套启用日期时,我们建议用户选择每月的第一天,如果用户必须记录2007年全年的业务数据,那么,其账套启用日期就必须设定“2007-01-01”。

 

三、基础资料及编码制定规则

1、地区资料

  根据我国地域的划分及涂料企业的特点,为统计企业各地区的销售状况,我们对地区资料实行三级管理,即“片区—省—市”的管理制度,片区包括华区、华南、华东、西南等若干大区,在片面下设省级管理,省级下再设市级管理,这样,既保证了企业当前销售政策的执行,也便于企业管理者对各地区销售的统计。

2、部门资料

  在灯具流通企业中,一般都设有总裁办、市场部、销售部、财务部、采购部、行政部、仓管等部门,在使用中,我们只须将上述的部门资料依次地录入到“部门资料”中即可。
部门,英文简称为Department,为科学地对部门资料进行管理,我们建议用户统一采用下列的部门编码设置方法:
D+部门顺序号
  “D”字母代表部门,根据部门在企业作用的大小,我们分别对上述的部门进行编排,即把总裁办设为首位,其部门编码为“D001”,市场部设为“D002”,然后依次地进行输入。

3、员工资料

  “员工资料”记录了员工的姓名、籍贯、学历、所属部门、联系方式等有关的资料,录入员工资料后,企业可实行简单的人事管理,同时也便于对管理者对员工信息的了解。
员工,其英文为Employee,因此,参照部门资料的编码设置,员工资料的编码方法如下:
E+员工顺序号
  “E”字母代表员工,员工顺序号为员工入职的先后顺序,最早入职的员工,我们可将其编码设为“E001”,然后依次地进行输入。
  我们考察众多的灯具企业后,经调查表明,灯具流通企业的工资发送方式一般采用“月度”工资,因此,在输入员工资料时,企业还须把员工的基本工资料随同录入,如果某员工为企业的业务员,我们还须选择“业务员”该选项。

4、客户资料

  “客户资料”可记录企业往来客户的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息,录入客户资料,可实行高效的客户管理,同时也便于企业营销工作的开展。
  作为一个流通企业,其往业客户均来源于全国各地,因此,制定科学的、可行的、实用的客户编码就非常重要,经过我们的分析,客户资料编码设置方法如下:
  “C”+“地区简称”+“-”+“顺序号”
  在上述的客户编码设置方法中,“C”为英文Client,意为客户,“地区简称”为某地区的汉语拼音的头一位字母,“顺序号”为录入某地区客户的先后顺序号。比如,我们可以将“北京景阳灯具有限公司”的客户编码设为“CBJ-0001”,从这个客户编码中,我们就可以看出,“C”为客户的简称,“BJ”为“北京”的汉语拼音简称,“0001”为北京地区客户的顺序号。
  正是通过这种客户编码设定方法,操作员大大加快了填制业务单据时的检索效率,同时也方便了企业管理者对客户资料的查阅。

5、供应商资料

  “供应商资料”可记录企业供货商的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息。
  在实际工作中,灯具流通企业的供货商来自全国各地,因此,制定科学的、可行的供应商编码就非常重要,经过我们科学的分析,供应商资料编码方法如下:
  “V”+“地区简称”+“-”+“顺序号”
在上述的供应商编码设置方法中,“V”为英文Vendor,意为供应商,“地区简称”为某地区汉语拼音的头一位字母,“顺序号”,即录入某地区供应商的先后顺序号。比如,我们可以将“佛山南光灯具有限公司”的供应商编码设定为“VFS-0001”,从这个供应商编码中,我们就可以看出,“V”为供应商简写,“FS”为佛山市汉语拼音的简写,“0001”为企业在佛山地区的供应商的顺序号。
  正是有了这种的供应商编码设定方法,操作员大大加快了填制业务单据时的检索效率,同时也方便了企业管理者对供应商资料的查阅。

6、仓库资料

  在例子中,企业的仓库包括中山路仓库及人民路仓库两个仓库,在实际应用中,我们只须依次把以上的仓库信息录入即可。

7、货品类别

  作为一个灯具流通企业,其管理的货品非常多,因此,我们有必要地对这些货品分门别类地进行管理,设置货品类别成为了管理货品的有力手段。
  在实际工作中,对灯具流通企业的货品类别管理,可实行“统筹安排、兼顾应用、分类管理、从大到小”的设定原则,对货品类别实际多级类别管理。“统筹安排、兼顾应用、分类管理、从大到小”,即对货品的类别,统一由销售部门设定,在设定货品类别时,必须先考虑到企业日后的实际应用,然后按照灯具的品牌进行划分,再按照某系列所隶属的品牌依次进行设定。完整的货品类别设定方法如下:
  品牌.系列
  在灯具流通企业中,“安耐娜”为一灯具产品品牌,如该品牌下设系列,则可作为二级货品类别。

8、货品资料

  “货品资料”可记录企业库存商品的简称、全称、成本核算方法、价格信息、所属货品类别等有关信息。
(1)货品编码的设定
  为更科学、更高效、更合理对企业库存进行管理,就必须对货品进行数字化、编码化的管理,货品编码管理的方法,统一采用如下的编码制定方法:
   品牌代码.系列代码.顺序号
  在实际应用中,我们在制订货品编码前,可先对品牌、系列进行编码制订,制定该编码后,再将该编码用EXCEL的方式保存或打印出来,这样,将有助于日后企业对货品编码的制订。
  考虑到当前企业的应用需要及日后的发展,我们统一把货品编码的长度定义为8-10位,在“品牌代码.系列代码.顺序号”这种编码方式下,头一组合为品牌的汉语拼单的缩写,紧接的一组为该品牌下的系列的汉语拼音的缩写,最后一组为该系列的顺序号。
  比如,制定货品“MX-204235”的编码时,我们首先分析,该货品为“安耐娜”品牌的一个货品,“安耐娜”的汉语拼音简称为“ANN”,“0015”为该品牌的一个顺序号,参照“品牌代码.系列代码.顺序号”的编码方式后,我们就可将该货品的编码制定为“ANN-0001”。

(2)成本核算方法
  根据国家税法的要求及灯具产品存贮的特点,成本核算方法,我们采用“全月一次平均法”这种存货计价方法,采用该计价方法,操作方法比较简便,同时,库存成本也较为真实,能客观、及时、准确地反映当前企业的实际库存成本。

(3)其他设置
  为加快制单人员录入单据的速度,企业还可设置“货品条码”及“助记码”。

9、货品价格信息

  在设置“账套选项”时,我们设置了“按参考价”这种价格跟踪方式。参考价包括参考进价及参考售价两个价格,我们可将以上的参考价于“设置货品价格”依次进行输入。

10、会计科目

  设置“会计科目”时,企业可参照原来企业的手工账,把原来手工账时用到的会计科目,逐一录入到系统中。

11、存货类型

  存货类型设置的好坏,关系到整个进销存系统与账务系统的链接,因此,存货类型必须设置正确。为了简化日常的工作,结合化工行业使用的特点,“存货类型”均使用系统默认的存货类型,即“库存商品”、“主营业务收入”、“主营业务成本”下不设明细会计科目,这样,当企业新增货品时,该货品对应的“存货类型”统一选择“库存商品核算”。

12、收付款账户

  经我们研究,作为流通型企业,每天的业务往来非常多,比如现金的收支、账户资金的划转,为了方便统计企业资金的收付,了解每笔资金的来龙去脉,因此,我们必须定义“收付款账户”。
收付款账户的设置工作,可于设置会计科目后进行。比如,我们在“银行存款”下设立了“招商银行”、“工商银行”、“建设银行”等会计科目,因此,为了区分企业银行账户,我们可于“收付款账户”下设“招商银行”、“工商银行”、“建设银行”等银行存款账户。

13、收支类别

  除采购、销售业务外,企业在经营过程中,还会产生一些经营费用,如何控制、如何管理企业日常的开支,成为企业开源节流的关键。
  为了更科学地对企业的收入费用进行管理,通过设置“收支类别”即可实现,在以往,企业的日常开支、营业外收入均由会计人员录入,这样,一方面,会计的工作量非常繁多,另一方面,重复性工作影响了企业运营的效率。
  收支类别的设置,可于设置会计科目后进行。比如,我们在“管理费用”下设立了“水费”及“电费”等会计科目,为有效地对企业的收入、支出项目进行管理,我们可于“收支类别”下设置类似于“管理费用—水费”、“管理费用—电费”等类别。

四、权限设置与控制

  企业管理系统不是一个人就可以独立操作的,它需要企业内部各个职能部门共同协调运用和执行,因此,我们必须对各部门的操作人员使用系统的权限进行设置。
  在权限设定前,企业必须统计操作本系统的使用部门及各部门的操作人员名单,比如,本例子中,使用本系统的部门及人员如下:
  销售部:张英、谢小艳
  采购部:崔茜
  财务及仓管:李家茹
  财务助理:洗文丽
  了解使用部门及使用人员后,我们权限设定时,可以使用如下的授权策略:
  操作员—>组—>授权
  比如,张英与谢小艳为销售部员工,在企业的应用中,根据该员工的工作性质,他们只能填制销售类单据及查看销售类报表,因此,在“操作员定义及权限”时,企业可把销售部看成是一个“销售部”,然后再对该“销售部”进行统一的授权(即授予该“组”具有相应的销售权限,可授予该部门具体查看、浏览、新增、修改、删除、执行、打印、打印定制的权限),通过权限的分配后,张英及谢小艳就自动继承了“销售部”的所有权限。通过这样的授权方法,就可以大大地减少授权工作量,也简化了授权的操作。

五、部门业务流程


1、采购部门


  采购部门主要处理企业采购货品时所填制的采购类单据。

(1)采购订单
  采购订单为企业向供应商订购商品的一种意图、意向的商业行为。
  当企业与供应商签订相应的采购订货单时,采购部跟单员(崔茜)必须按要求填制采购订单,在填制采购订单时,必须注明该订单的收货日期,同时,采购部跟单员(崔茜)必须把采购业务员名称记录在案,当遇到中止采购订单执行的业务时,采购部跟单员(崔茜)必须及时找到对应的采购订单,并将该订单的状态设为“中止”标志。

(2)采购入库业务
  如企业收到对方订购的商品,采购部跟单员(崔茜)必须办理货品的入库手续。
  在实际业务中,办理入库手续的类型有估价入库、采购收货及现款采购三种。
①现款采购
  如果企业用现款方式向供应商支付商品货款,对于这种业务的处理,企业可直接填制“现款采购”。
②采购收货
  如企业通过往来核算的方式支付商品的货款时,企业则须填制“采购收货”,在填制该业务单据时,采购部跟单员(崔茜)必须在单据中注明“付款期限”等事项,这样,当逾期企业仍未支付该货款时,系统即自动将该未付货款通过“超期应付款”统计出来。
③估价入库
  如企业在收货时,尚未收到对方供应商的发票时,则填制“估价入库”,若日后企业收到对方的发票时,采购部跟单员(崔茜)可通过“采购收货”正式办理该采购业务。
(3)采购付款
  当企业需要支付对方供就商货款时,采购部跟单员(崔茜)可根据“采购收货”来办理“采购付款”,对于这种业务,该单据的“付款类型”可选择“应付款”。
当企业支付给对方供应商的预付款或订金时,则采购部跟单员(崔茜)须如实地将支付的金额通过“预付款”这种付款类型输入到系统中。
(4)采购退货
  在收货后,如企业发现灯具的质量或品质存在问题时,经双方协商后,企业可填制“采购退货”办理某灯具商品的退货手续。

2、销售部门

  销售部门主要处理企业销售货品时所填制的销售类单据。因为企业的销售业务较多,所以安排张英和谢小艳来填制销售类业务单据。

(1)销售订单
  销售订单为往来客户向企业订购商品的一种意图、意向的商业行为。
当企业与客户签订相应的销售订单时,张英或谢小艳必须按要求填制“销售订单”,在填制销售订单时,销售部跟单员(张英或谢小艳)必须于单据中注明发货日期,同时,还须把销售业务员名称记录在案。当企业中止订单执行时,销售部跟单员(张英或谢小艳)及时找到相对应的“销售订单”,并将该订单的标志设为“中止”。

(2)销售出库业务
  在实际业务中,办理出库手续的类型有销售开单、现款销售及委托代销三种。
①现款销售
  当企业发出商品时,张英或谢小艳必须即时办理出库手续,如果对方企业用现款进行支付,则填制“现款销售”。
②销售开单
  如对方企业通过往来核算的方式支付商品货款时,企业则须填制“销售开单”,在填制该业务单据时,销售部跟单员(张英或谢小艳)必须在单据中注明“收款期限”等事项,这样,当逾期企业仍未收取该货款时,系统即自动将该未收货款通过“超期应收款”统计出来。
③委托代销
  为了加速存货流转,降低资金占用,减少仓库存储费用,企业可将商品先发往客户,委托对方客户代销,待商品销售后,再与其进行代销结算。在这种新型的销售方式的处理上,销售部跟单员(张英或谢小艳)可借助“委托代销”及“代销结算”这两个销售管理模块。
  当企业发出商品给客户委托其代销时,销售部跟单员(张英或谢小艳)需如实地填制“委托代销”,若日后客户将已代销商品的代销货款与企业进行结算,跟单员可通过“代销结算”办理这种结算业务。

(3)销售收款
  当企业收到客户的押金时,销售部跟单员(张英或谢小艳)须把该押金通过“销售收款”录入到系统中。
当企业收取客户的货款时,销售部跟单员(张英或谢小艳)可根据“销售开单”来办理“销售收款”,对于这种业务,该单据的“收款类型”必须选择“应收款”。

(4)销售退货
  当对方发现企业销售商品质量存在问题,经双方协商一致后,销售部跟单员(张英或谢小艳)可填制“销售退货”来办理该商品的退货手续。

3、仓管部门

  仓管主要管理在库灯具商品的保管、存贮,验收,仓管业务统一由李家茹负责,每月的月未,李家茹须对企业的库存进行盘点,然后把各仓库的灯具产品的当前库存数量通过EXCEL保存起来,然后把该文件交由上级统计。

4、财务部门

  企业日常的费用开支、其他收入、固定资产的购进、减少、工资的录入工作等业务,均交由财务主管(洗文丽)处理。
月未时,洗文丽须把李家茹交由的盘点表,逐一与账面库存进行核对,如果出现账面库存与实际库存数量不一致时,洗文丽须按实际情况填制盘点单。
  采购部门、销售部门填制业务单据后,系统将按业务的性质生成一张与之相关的记账凭证,系统管理员,即财务主管,必须对这些记账凭证进行审核,在实际工作中,财务主管可通过凭证查找功能,然后把未审核的记账凭证过滤出来,然后从这样记账凭证中调阅出相应的业务单据,如果符合标准,则对凭证进行审核,如果发现业务单据填制有误,这时,财务主管必须找到相关的制单人员进行核对。
  此外,财务主管还须对企业的进销存业务进行监督管理,比如,通过毛利汇总表、账面库存汇总表、账面库存明细表等报表了解当前企业的经营状况,月未,财务主管须对进销存业务进行期未结账,进销存业务结账后,财务主管还需对本月的会计业务逐一审核,审核无误后,再生成资产负债表、利润表、现金流量表等报表。

六、推荐使用企业

(1)灯饰用品企业
(2)百货用品商品
(3)工艺品流通企业

 

 


*本方案仅用于参考,请以实际使用情况为准。 ;

 

 

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