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文具行业

操 作 说 明
――文具用品行业演示账套

  基本信息:速达3000pro V8.5,管理员密码为空。适用文具用品行业。
  文具行业是中国轻工产业发展最迅速、最完善的一个行业。中国文具市场容量已突破人民币1000亿元,近年来的文具市场发展步伐均在10%以上,随着国内经济的发展,集团购买力的提高,将更加加速文具行业的发展。
  我国现有中小学生约1.9亿人,大中学生约4000万人,成人在校生约500万人,企事业单位领导约3400万人。社会的发展要求进一步增强国民的文化教育素质,教育投资大幅增加,文具行业有着十分广阔的消费市场。如果把文具行业的发展分为初级阶段、竞争阶段、成熟阶段的话,目前文具行业已进入了后竞争阶段,也就是逐步步入品牌化时代,文具行业的竞争方式由单一的价格竞争转向服务、管理、购物环境等多方位的品牌化竞争。面对品种繁多的文具用品,消费者可选择的余地也越来越多,国外竞争对手的涌入,将使得整个市场的竞争压力不断加强,未来的竞争也将更加残酷。
  在这样的社会竞争和压力下,作为一个企业的领导者是否能针对市场的行情及公司的情况做出最合适的决策,已经直接影响的一个企业能否正常发展乃至能否生存。速达3000Pro在集进销存帐务一体化的基础上,融入了先进的物流理念,科学的OGHP(O-operator,G-group,H-humanity,P-permission)技术,让企业能实时的了解公司运转情况,针对市场情况做出正确的决策。

一、系统平台

  为使企业能更好地利用速达3000PRO管理企业的日常业务,更好地促进部门间信息的共享,我们特推荐如下的硬件操作平台及网络环境:

1、计算机配置方案


硬件配置

 

 

标准配置

推荐配置

服务器

CPU

800Mhz

2.0Ghz

 

内存

128M

512M

 

硬盘

8G空间

80G空间

客户端

CPU

500Mhz

1.7Ghz

 

内存

128M

256M

 

硬盘

5G空间

20G空间

软件配置

操作系统

服务器端

WindowsXP、Windows2000 SERVER或更高版本

 

客户端

Windows2000、WindowsXP或更高版本

数据库

MS-SQL SERVER2000或MSDE2000

网络协议

TCP/IP

  作为文具类的批发、零售企业,同一货品的品牌多,日常的业务量大,数据量也较为庞大,同时,企业须随时查询产品的库存数量及其库存成本,因此,在配置服务时,我们必须考虑服务器必须具备安全性、稳定性、快速性等困素,基于以上的原因,我们建议系统的服务器的配置相对较高,如有条件的企业,服务器可使用带SCSI硬盘、INTEL XEON处理器这些高端的设备作为服务器。
  对于操作系统的选择,由于系统的网络平台为一个对等的网络,为考虑到综合性能的使用,服务器的配置建议采用MICEOSOFT WINDOWS2000 SERVER版本或更高版本,其他的客户机建议在MICEOSOFT WINDOWS2000 PROFESSIONAL平台下使用。

2、网络拓朴架构

  在架构企业网络架构时,我们既要考虑到当前使用的实际应用,也须考虑到将来企业的发展需求,为使企业能在一个高效的环境下应用系统,我们提议企业采用如下的网络拓朴架构:

二、建帐设置说明
1、账套代号:  文具行业
2、企业名称:  文具
3、所属行业:  商品流通企业
4、纳税性质:  一般纳税人
5、是否小企业会计制度: 否
6、是否结合使用:    进销存与帐务结合使用
7、会计科目长度结构:    4-4-3-2-2-2
8、凭证字:    记
9、账套启用日期:    2006-1-1
10、仓库库存选项:    禁止负库存出库及期未负库存结账
11、价格跟踪方式:    以参考价
  注解:
  说明3,本账套主要用于文具用品的进销存业务演示,故选择“商品流通企业”;
  说明6,为简化管理流程,提高工作效率,我们建议,进销存系统与账务系统结合使用;
  说明7,对科目级长的管理,我们实际六级管理制,二级会计科目的长度与账套所能允许的往来单位数量密切相关,目前估计有少于10000个的客户或者供应商数量,故设置为4位,即最多可以录入9999个供应商或者客户资料;
  说明9,以年度的第一个月份作为账套的启用月份,较具代表性,对接下来的统计工作也更直观,所以设置为2006-1-1。
  说明10,为了便于成本的核算、为方便月未企业部门间的对账,在仓库库存选项的设定上,我们建议禁止负库存出库的业务,同时禁止企业期未负库存结账。负库存出库,它在成本运算时,造成成本运算的错误,同时,负库存出库,将给仓库的管理也造成一定的影响,因此,为了让企业决策层了解到当前企业的库存成本,掌握当前企业的经营信息,我们避免采用负库存设置选项。
  说明11,采用以参考价跟踪方式,企业只须把收集回来的价格信息依次填写到货品资料中,当日后企业填制采购类或销售类单据时,系统即提供某文具最近的参考进价及参考售价,这样大大地方便企业对价格的调控力度。

特别注意:在建帐的设置中,帐套代号,所属行业,纳税性质,是否小企业会计制度,进销存与帐务是否结合使用,会计科目长度结构,凭证字及账套启用日期,在建账完成后都不允许更改

三、基础资料设置

1、地区资料

  考虑到文具的流通性,为统计企业各地区的销售状况,我们对地区资料实行三级管理,即“省—市—区”的管理制度,这样,既保证了企业当前销售政策的执行,也便于企业管理者对各地区销售的统计。

2、往来单位

  (1)客户资料:可记录企业往来客户的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息,录入客户资料,可实行高效的客户管理,同时也便于企业营销工作的开展。客户的英文是Client,我们用“C”+“-”+“流水号”来编制客户的编码,比如,万家文具有限公司,我们可将其编码设为C-0001。
  (2)供应商资料:可记录企业供货商的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息。供应商的英文是Supplier,类似于客户的编码规则,可以用“S”+“-”+“流水号”来编制编码。
  如果客户/供应商资料比较多的话,可以将客户/供应商资料在excel里分别制成表格成批的导入,同时应该注意excel表的格式,建议从演示账套中导出一份表格以参考格式,excel表中单元格的内容尽量避免使用特殊符号,半角逗号绝对不能出现。
  建帐时有期初往来款的,需要在初始化时在客户资料或供应商资料中的“实际欠款”中录入,其中,预收和预付应以负数录入。期初往来款在账套启用之后将不允许更改或补充。

3、仓库资料

  由于文具的种类、品牌繁多,为了直观的了解库存情况,便于仓库管理,我们对仓库的设置有两种方法:a、通过仓库将文具进行分类,例如,办公文具仓库,电子产品仓库,美术用品仓库,学生用品仓库。b、通过仓库将各个地区的库存区分。

4、货品资料

  针对仓库资料a方法的设置,我们以“货品类别的前两个拼音缩写”+“-”+“流水号”来设置货品编码;针对仓库资料b方法的设置,我们以“地区的拼音缩写”+“-”+“流水号”来设置货品编码。
  根据国家税法的要求及文具用品存贮的特点,成本核算方法,我们采用“全月一次平均法”这种存货计价方法,采用该计价方法,操作方法比较简便,同时,库存成本也较为真实,能客观、及时、准确地反影当前企业的实际库存成本。
  如果货品资料比较多的话,可以将货品资料在excel里制成表格成批的导入,同时应该注意excel表的格式,建议从演示账套中导出一份表格以参考格式,excel表中单元格的内容尽量避免使用特殊符号,半角逗号绝对不能出现。
  货品资料的相关信息,如存货类型、货品属性、成本核算方法、加权价都必须在初始化状态时定义好。启用帐套后,上述信息都不允许修改或补充。

5、存货类型

  存货类型设置的好坏,关系到整个进销存系统与账务系统的链接,因此,存货类型必须设置正确。为了简化日常的工作,结合化工行业使用的特点,“存货类型”均使用系统默认的存货类型,即“库存商品”、“主营业务收入”、“主营业务成本”下不设明细会计科目,这样,当企业新增货品时,该货品对应的“存货类型”统一选择“库存商品核算”。

6、期初库存的录入:

  期初的库存必须在初始化货品库存中录入,期初有委托代销业务的必须在委托代销初始化中录入,期初有估价入库业务的也必须在估价入库初始化中录入。以上三项在账套启用后将不允许修改或补充。

7、会计科目

  设置“会计科目”时,企业可参照原来企业的手工账,把原来手工账时用到的会计科目,逐一录入到系统中。

8、收付款账户

  经我们研究,作为流通型企业,每天的业务往来非常多,比如现金的收支、账户资金的划转,为了方便统计企业资金的收付,了解每笔资金的来龙去脉,因此,我们必须定义“收付款账户”。
收付款账户的设置工作,可于设置会计科目后进行。比如,我们在“银行存款”下设立了“招商银行”及“中国银行”两个会计科目,因此,为了区分企业银行账户,我们可于“收付款账户”下设“招商银行”及“中国银行”两个银行存款账户。
现金银行账户的期初余额必须在初始化时录入,账套启用后不允许修改或补充。

9、收支类别

  除采购、销售业务外,企业在经营过程中,还会产生一些经营费用,如何控制、如何管理企业日常的开支,成为企业开源节流的关键。
  为了更科学地对企业的收入费用进行管理,通过设置“收支类别”即可实现,在以往,企业的日常开支、营业外收入均由会计人员录入,这样,一方面,会计的工作量非常繁多,另一方面,重复性工作影响了企业运营的效率。
  收支类别的设置,可于设置会计科目后进行。比如,我们在“管理费用”下设立了“差旅费”及“招待费”等会计科目,为有效地对企业的收入、支出项目进行管理,我们可于“收支类别”下设置类似于“管理费用-差旅费”、“管理费用—招待费”等类别。

10、帐务初始化的数据录入:

  帐务数据初始化时,“本年年初”一栏不需要填写,当填写“期初余额”和“本年累计”之后,系统会自动计算出本年年初数。

11、权限的控制

  企业管理系统不是一个人就可以独立操作的,它需要企业内部各个职能部门共同协调运用和执行,因此,我们必须对各部门的操作人员使用系统的权限进行设置。考虑到各企业德实际情况各有不同,本软件提供了人性化的授权策略——OGHP策略。
  在权限设定前,企业必须统计操作本系统的使用部门及各部门的操作人员名单,比如,本例子中,使用本系统的部门及人员如下:
  行政部:林浩德
  财务部:林谨
  销售部:朱槿、陈建平
  采购部:汤秀春、余建国
  了解使用部门及使用人员后,我们权限设定时,可以使用如下的授权策略:
  操作员—>组—>授权
  比如,朱槿与陈建平为销售部员工,在企业的应用中,根据该员工的工作性质,他们只能填制销售类单据及查看销售类报表,因此,在“操作员定义及权限”时,企业可把销售部看成是一个“销售组”,然后再对该“销售组”进行统一的授权(即授予该“组”具有相应的销售权限,可授予该部门具体查看、浏览、新增、修改、删除、执行、打印、打印定制的权限),通过权限的分配后,许亮及刘劲就自动继承了“销售组”的所有权限。通过这样的授权方法,就可以大大地减少授权工作量,也简化了授权的操作。
  当然,对于一些个别的人员的个别权限的设置,可以直接的单独对该人员进行授权,完全不影响其它人员的权限。

四、业务处理流程操作说明

1、采购部门

  采购部门主要处理企业采购货品时所填制的采购类单据,单据由采购部门的员工负责,针对采购部员工的授权可以只授权采购模块,当然同个部门里还可以对每个模块进行细分,使分工进行得更细。
  考虑到文具行业的业务流程的多样性,针对采购管理,我们提供了灵活多变的采购管理流程。当企业与供应商签订相应的采购订货单时,在软件里制作相应的采购订单采购订单  只是一种对采购意向做记录的单据,单据在保存后,不会对任何数据产生影响。如果订单不需要执行,可以使用“中止执行”的功能使单据作废;当然,在日常业务中时常会发生“货已到、发票未到”的情况,对未知采购单价的货品通过软件制作估价入库单据办理暂时入库的手续;当收到发票,只需开具采购收货单,引用相应的估价入库单进行保存,系统会自动生成对应的红字估价单冲回原有估价单,并做相应的会计处理;采购收货单是用于对货品办理入库手续,视情况可以引用采购订单或估价入库单进行编制,也可以直接开具;采购付款是指对采购所发生的货款进行支付。做应付款或预付冲应付时需引用对应的采购收货单,也可以直接做预付款或应付转预付。如果退回预付款,可直接做预付款的红字单据。如果因退回已付款的收货单、同时选择了冲抵往来造成应付款大于货款,可使用应付转预付将红字应付转为预付款;对于退货业务可通过采购退货来实现,正常情况下建议退货时引用对应的采购收货单或现款采购单进行编制。一般情况下,已付清款项的采购收货退回时使用“退回现款”,反之则使用“冲抵往来”。多变的采购业务提供现款采购,用于对“一手交钱、一手交货”这种及时付清往来款项的业务进行处理,可以免去先收货、后付款的操作,使处理的过程更加简单、直接。

2、销售部门

  销售部门主要处理企业销售货品时所填制的销售类单据,销售部门的各个业务员必须被授权才可以进行开单,由于销售是一个涉及金钱的比较敏感的业务,考虑到保密的情况,软件提供了操作员只能开出或看到自己的仓库的设置以及业务员只能看到自己的销售业绩报表。销售订单、销售开单、销售收款、销售退货、现款销售:等单据与采购模块中相应单据的操作类似,不做重复解释;委托代销:用于将商品委托其他客户进行销售的业务处理,代销结算是指对委托代销的商品与受托客户进行结算。如果发生代销商品的退货业务,未结算的商品直接在委托代销单中选择“委托退货”的单据类型进行编制;如果商品已结算,则需要开具销售退货单并引用对应的代销结算单;

3、仓库管理

  对于文具用品行业这种商品流通型企业而言,在日常业务中不存在生产过程,所以领料单、退料单、产品进仓单这三种单据一般不进行编制。当然,如果有领用办公用品等特殊的行政领料业务发生时,可以使用领料单进行编制;另外需要注意的是,产品进仓单指的是产成品的验收入库,并不是对采购回来的货品进行入库,所以,在开具采购收货单后,不能再开具相同的产品进仓单仓库调拨单:指的是对不同仓库之间的货品进行调拨处理。在本软件中,只支持仓库间的同价调拨,换而言之,调拨单中的货品单价不允许修改;库存变动单:用来处理库存商品的临时变动业务,这一业务只会在实际库存报表中反应;组装与拆卸:用于对可进行由若干独立货品合并成另一种独立货品,或者一独立货品分解成若干独立货品的业务处理。做组装或拆卸之前,都需要先在组装后或拆卸前的货品的基本资料中设置组成元素资料,对于文具行业如果有某些文具的套装需要自行包装,可通过组装拆卸来完成;库存盘点:用于对账面库存与实际的库存之间的一致性进行盘点调整,或对经营过程中商品的溢、损进行处理。其中,蓝字表示盘盈,红字表示盘亏;存货调价:用于调整库存商品的成本价。需要特别注意的是,存货调价必须遵循会计的谨慎性原则和可变现净值孰低法原则,在企业持续经营中因历史成本与市面价值出现偏差的情况时才进行成本价的调整。所以,不允许使用存货调价单对由于操作失误或者计算中出现的错误进行修正;

4、财务部门

  做为公司的财务部门主要是负责公司财务的业务,在软件里体现为现金银行、帐务管理、固定资产、工资管理模块。除了日常的进销存业务外,企业肯定会有一些其它的日常经营活动,这些业务由财务部通过现金银行模块进行操作;对于公司的固定资产,我们提供了详细全面的固定资产模块进行管理,其中要注意会计期间本期增加的固定资产本期不计提折旧,下期开始计提折旧;本期减少的固定资产本期照提折旧,下期停止计提折旧;对于公司的员工工资,我们专门开辟了工资模块进行科学的计算,其中要注意的是员工的基本工资必须先在员工资料中录入,基本工资将作为固定数据参与工资计算,计算工资前,需要先设置工资的项目和项目之间的计算公式。公式必须填写完整,并检测通过才能正常进行计算;由于我们的帐套是进销存与帐务结合使用,所以进销存和现金银行中发生的业务,都将自动生成凭证,都可以在软件里的帐务管理模块查找到,如果企业的财务方面还有其它的凭证需要录入,软件也支持对凭证的直接录入。

五、月末处理操作流程说明

  作为进销存和帐务结合使用的帐套,进行月末处理的流程是:先进行进销存期末结账,再进行帐务期末结账。反之,先进行帐务期末结账则会提示“当前会计期间不能大于当前进销存期间,请先进行进销存期末结账”。

1、进销存期末处理

a、进销存期末结账之前,必须先对库存商品进行成本计算;重算库存成本是指对本期的所有库存商品都进行成本的重算操作。为保证库存成本能及时、准确的反应,建议日常操作中也定期进行重算库存成本的操作。
b、进销存结账的界面上,有数据重整的按钮,是对本期所有发生的数据都进行重新计算、整理,建议点击该按钮进行数据重整;
c、如果由于小数点位数累加造成的一、两分钱偏差,或者成本异常变动而造成库存商品数量为零而仍然有金额的情况,可在结账过程中弹出的“库存金额调整”窗口中进行调整。

2、帐务系统期末处理

a、首先需要对固定资产进行计提折旧;
b、对凭证进行审核、登帐,损益类科目有发生额的需要进行结转损益,有外币核算业务还需要进行期末调汇。如果有某一项工作没有进行,在做期末结账时,会有相应的提示,根据提示再行检查即可;
c、资产负债表随时都可以查看,利润表必须在帐务结账后才能查看,现金流量表需要先设置核算现金流量科目、再手工进行现金流量分配才能生成。

六、日常维护操作说明

  企业运用本软件管理公司,帐套数据就包含了整个企业的所有业务信息资料,从另一个方面也反映了对帐套数据的保护的重要性。速达作为管理软件的领导产商,对软件的数据保护有完善的措施,使客户用得方便,用得放心。
  速达软件采用的是实时的数据保存技术,即在操作软件的同时,软件都即时的将数据保存到软件的安装目录里。同时,软件提供了数据备份的保存数据文件功能,这是用户手工的操作功能,数据备份的功能即是将帐套数据压缩拷贝出来,与之相对应的功能是恢复功能,即是将压缩拷贝出来的数据恢复到软件里,在这里,我们建议用户是每天都做数据备份。那么,有些客户会问既然软件有实时保存的技术为什么还要手工再做一次备份?这是因为作为一个电子产品,它是在计算机这个平台是运作,甚至数据在网络上传输,大家都知道,计算机是靠电源来运作的,如果日常中突然断电的情况有可能对计算机造成意外的损坏,也可能对我们软件里的数据造成损坏,如果是和网络连接,网络上的第三方插件或病毒的侵食不仅会对操作系统造成破坏,而且也有可能会破坏软件里的帐套数据,现实生活中意外情况的时有发生,从用户数据安全性的角度出发,有必要对帐套做数据备份,这是对企业数据负责的体现,也是我们软件增值功能的体现。
  帐套持续使用一段时间后,由于数据量持续累增加大,日志文件也会不断累增,使运行速度降低,遇到这种情况可以使用收缩帐套的功能,对帐套日志进行清空,节省占用空间,提高帐套运行速度。同时,我们建议用户是每年年初的时候做初始数据导入,将帐套的基础资料和期末余额转到一个新的帐套,在新的帐套中继续进行工作。做初始数据导入之前,必须先把帐套进行结账,并且不能再录入下一期的数据。
  对不需要的帐套,可以进行删除。删除时可选择放入帐套回收站或者彻底删除放入帐套回收站只是逻辑上的删除,指将帐套从帐套列表中删除,日后需要时还可以恢复进行操作;彻底删除则是把帐套从硬盘上做完全的物理删除,无法再进行恢复。
  作为速达软件的正版用户都通过登录官方网站免费下载合适的升级补丁进行安装升级。每次升级到新版本之后,都需要进行帐套修复


*本方案仅用于参考,请以实际使用情况为准。 ;

 

 

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